M&A仲介事業を営むM&Aロイヤルアドバイザリー株式会社様。コンサルタントが全国各地を飛び回り、頻繁に出張手配が発生していました。従業員数が200名を超え、個々の経費チェックに大きな負担を感じていたという経理部の金澤様と萩原様。出張手配と経費精算の効率化を目指して導入したのが「リゾートワークス出張手配代行サービス」でした。導入の背景から、実際の効果、そして今後の展望まで、詳しくお話を伺いました。


− 御社の事業内容と、出張状況について教えてください。

弊社はM&A仲介事業を行っており、お客様との面談が全国各地で発生するため、コンサルタントが頻繁に出張しています。案件のアポイント獲得から成約までに半年から8カ月ほどかかるため、一つの案件で何度も出張が発生することも珍しくありません。一つの案件につき月に2〜3回の出張が発生することもあります。


− リゾートワークス出張手配代行サービス導入前の課題はどんなことでしたか？

最も大きな課題は、出張費用の高止まりと経理精算にかかる膨大な手間でした。
まず、出張手配については、従業員が個々で手配をしていたため、「規定ギリギリの予算」で宿泊先を予約してくるケースも多く、結果として出張費が高くなりがちでした。多忙なコンサルタントが都度最安値を探す手間もかかっており、効率的とは言えませんでした。

また、経費精算では、従業員数が200名を超え、個別の領収書や申請内容に誤りがないか細かくチェックしていくには、経理部のリソースだけでは対応しきれない状況でした。特に、出張者が月末にまとめて経費申請を提出することも少なくなく、それに伴う確認作業と承認フローに多くの時間を費やしていました。


− サービス導入にあたり社内での懸念点はありましたか？

特に大きな懸念点はありませんでしたが、経費精算のために提出される書類の数は減っても、誤った利用などがないか都度チェックする必要があるため、そのチェック体制をどのように構築できるかという懸念が上がりました。
しかし、出張者からの依頼内容や実際の手配内容、金額を含めた利用履歴を一覧で確認できることがわかったため、その懸念は払拭されました。


− 出張手配代行サービスを導入して、どのような効果がありましたか？

導入してまず実感したのは、経費精算業務が大幅に効率化されたことです。リゾートワークス出張手配代行サービス経由で予約すると、出張に関わる飛行機代や宿泊代の各種出張費用の精算対応が出張者と経理部間で不要になるため、導入前に比べて経理部でのチェック業務が軽減されました。これにより、売上管理や請求書発行といった、より重要なコア業務に社員が時間を充てられるようになったのは大きな変化でした。

また、コスト削減効果も予想以上でした。以前は従業員が出張規定ギリギリの予算で宿泊先を予約する傾向があったのですが、リゾートワークスはカプセルホテルやドミトリーを除いて最安値の宿泊先を提案してくれるので、ホテル代が1泊3000円〜4000円台になることもあり、出張費用がかなり抑えられています。


− 導入後の出張者の方の反応はいかがでしたか？

出張者からは評判がいいですね。提案された宿泊施設について「値段は低いが、他のビジネスホテルと変わらず、安かろう悪かろうというわけではない」と好評です。
また、出張目的以外でも、福利厚生サービスで提供されているプランを社員の皆さんが個人的な旅行で利用できることにも喜んでいて、「家族との旅行でも使いたい」という声も聞こえてきています。


−今後の展望や、リゾートワークスに期待することを教えてください。

当初は出張の多い大阪の事業所から利用開始しましたが、現在の利用範囲は全従業員に拡大されており、今後も従業員の増加に伴い利用者は増えていく見込みです。ただ、アポイントの都合により急な出張のときに、依頼が間に合わないケースもあるので、この点については更なる柔軟な対応を期待しています。また、ルールの見直しなどを通してLCCの利用をより増やし、さらなる出張費用のコスト削減を実現できるよう検討中です。